La saison des contrats d’apprentissage arrive à grand pas et avec elle, la préparation et l’envoi des Cerfa aux Chambres de Commerce et d’Industrie et autres OCTA.
Si, de prime abord, cette activité semble facile : juste un intitulé administratif à renseigner. De fait, elle nécessite une bonne connaissance des règles liées au droit du travail et à l’apprentissage et un certain degré d’expertise en paie et gestion administrative du personnel.
Nous vous proposons ci-dessous de vous en livrer la recette.
Nous allons ensemble suivre le cheminement d’un Cerfa.
Partie 1 : L’employeur
Pour bien renseigner votre cerfa, nous vous conseillons d’abord une bonne fois pour toute (sauf si vous avez plusieurs entités) de récupérer toutes les informations sur votre entreprise : dénomination de l’entreprise, adresse de l’établissement, SIRET, code NAF, convention collective applicable et son numéro, caisse de retraite, type d’employeurs. Intégrez les maintenant dans votre Cerfa-type.
Partie 2 : L’apprenti
Rassemblez ensuite, alternant par alternant, les éléments relatifs au futur apprenti : nom complet, prénoms, adresse, téléphone, mail, coordonnées du représentant légal si nécessaire, date et lieu de naissance, sexe, nationalité, statut ou non handicapé, situation avant le contrat, dernier diplôme ou titre préparé avec intitulé précis, diplôme le plus élevé obtenu. C’est souvent la récupération de tous ces éléments auprès des jeunes, qui génèrent des délais importants.
Partie 3 : Le maître d’apprentissage
Il faut maintenant ajouter le nom et prénom du maître d’apprentissage, ainsi que sa date de naissance.
Voilà, ordonnez le tout et vous avez rempli les trois premières étapes, qui je dois le dire, sont les plus simples et les moins risquées.
Partie 4 : Le contrat
Venons-en maintenant à la partie contrat. Tout d’abord, renseignez le type de contrat ou d’avenant par rapport à la notice du cerfa et reportez les informations correspondantes. N’oubliez pas d’ajouter également le nombre d’heures prévues au contrat.
Puis, contactez systématiquement l’école pour valider les dates exactes de début de formation et la date du dernier examen : soyez très vigilant, car cela peut retarder l’enregistrement du contrat en Chambre de Commerce et d’Industrie.
Nous arrivons, maintenant, au cœur de la difficulté : la partie rémunération. Cette partie est directement liée au règles du droit du travail, à vos accords de branche voire d’entreprise.
Le niveau de rémunération est fixé en fonction du niveau d’étude, de l’âge et du nombre d’années réalisées en apprentissage Il faut donc bien connaître les tranches et prendre en compte les modifications de la rémunération dès le départ du contrat en n’en omettant aucune. Méfiez-vous certaines conventions mixent les références au SMIC et au SMC et, parfois, une même année scolaire peut entraîner plusieurs évolutions salariales : à vous de n’en oublier aucune.
Pour finir sur cette aspect rémunération, revalidez bien, si le jeune était préalablement en apprentissage chez vous ou dans une autre entreprise, que votre rémunération est supérieure ou égale à celle dont il bénéficiait l’année passée.
Partie 5 : La formation
Nous en arrivons à la dernière partie. Cette partie est à réaliser en complet partenariat avec l’école. C’est à elle de nous fournir ou de renseigner l’établissement de formation responsable, le numéro UAI de l’établissement, l’adresse, le diplôme visé par l’apprenti, l’intitulé précis du diplôme et son code, les informations liées à la formation (heures, date début et fin). Petit conseil : si vous pouvez les obtenir avant les grands départs en congé, vous gagnerez en sérénité, car beaucoup d’écoles sont fermées en Août, ce qui nous oblige tous à attendre le rush de leur retour.
Et voilà, votre Cerfa est renseigné et vous pensez avoir terminé. C’est loin d’être le cas, car, il va maintenant falloir le faire signer à toutes les parties : apprenti, entreprise et école en trois exemplaires de façon sécurisée. Puis, il faudra envoyer tous ces exemplaires à la CCI référente de votre département pour enregistrement.
Vous avez maintenant toutes les informations pour être sur les startings blocks pour préparer tous vos cerfa 2016. Si, par contre, vous hésitez ou/ et vous ne voulez pas vous lancer dans ces tâches administratives fastidieuses, les experts d’Alithia peuvent aussi les gérer pour vous.
Céline Delort