Alternance : relevez le défi de la gestion des dossiers des nouveaux arrivants

Il est bientôt temps de préparer la venue des nouveaux contrats de professionnalisation et d’apprentissage. Or, l’une des étapes incontournables, mais également très chronophage, c’est la gestion de leur dossier en tant que nouveaux arrivants pour préparer leur dossier du personnel, leurs adhésions aux différentes caisses, l’organisation de leur visite médicale mais surtout les intégrer dans le processus de la paie.

Il s’agit pourtant d’un moment clé dans l’intégration de l’alternant dans l’entreprise, car c’est l’un de ses premiers contacts avec l’entreprise. Or, si ce contact est de mauvaise qualité, cela peut rejaillir sur son envie d’intégrer l’entreprise et sur l’image qu’il se fait d’elle.

Il est donc extrêmement important de veiller à ce que cette étape du contrat d’alternance se passe bien et cela nécessite une bonne organisation, un suivi rigoureux et surtout un accompagnement de l’alternant.

J’entends déjà des remarques me disant qu’y-a-t-il de particulier entre un alternant et l’arrivée d’un autre salarié.

Au départ, rien de particulier : comme pour tout salarié, il faut récupérer un certain nombre de pièces obligatoires pour créer le collaborateur dans le SIRH de l’entreprise : carte d’identité, carte de sécurité sociale, copie des diplômes,… Rien de bien compliqué me direz-vous. Oui, sauf, que vous risquez d’avoir pas mal d’alternants qui entrent en même temps dans l’entreprise en septembre et octobre et qu’il va falloir que le service paie traitent tous leurs dossiers en même temps que les autres contrats de travail. Cet afflux de travail arrive toujours dans un moment déjà surchargé pour eux.

Mais, parfois avec les alternants, il peut y avoir un rajout de pièces : documents spécifiques pour le tuteur, copie des notes du précédent contrat, copie du précédent contrat d’alternance,…

Ajoutons à cela, que bien souvent, cette tâche nécessite des nombreuses relances de la part du service RH, car il manque presque toujours un document dans la longue liste demandée ou que le document envoyé n’est pas toujours celui souhaité. Cela est souvent dû à un manque d’expérience des jeunes alternants en gestion administrative.

Il faut aussi prévoir du temps pédagogique pour expliquer à un public qui intègre le monde du travail pour la première fois ce qu’est une prévoyance, qu’il n’est pas possible de conserver sa mutuelle étudiante, que le numéro de sécurité sociale d’un parent ne peut pas convenir ou tout simplement que « non, il n’est pas possible d’attendre le jour du début de contrat pour les donner ».

Enfin, si vous rajoutez à cela, le grand jeu de la signature des cerfas, qui doivent être signés simultanément, sans perte de documents et dans des temps records par l’entreprise, l’alternant, l’école et enfin l’OPCA ou la CCI. Vous comprenez peut-être mieux pourquoi de plus en plus de services paies et/ou Ressources Humaines nous confient cette activité 😉

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Céline Delort

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