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Le vrai coût de l’externalisation Ressources Humaines

Coût d'une externalisation RHEncore un échange avec un RH d’une PME qui, dès les premières minutes, me dit l’habituelle phrase : « j’aimerai bien externaliser toutes les activités chronophages, qui surchargent mon agenda, mais l’externalisation, c’est vraiment trop cher pour nous. ».

Me vient alors automatiquement la réponse : « à votre avis, cela coûte combien d’externaliser une activité RH ? »

Combien coûte la gestion en interne ?

Et là, en général, mon interlocuteur reste sec et me répond qu’en fait, il n’en sait rien.

Ma deuxième question le désarçonne encore plus : « Et vous, savez-vous combien vous coûte la gestion de cette activité ? »

La réponse est, au départ, oui puis très vite en échangeant, nous en venons au fait qu’il ne sait pas exactement combien de temps la personne de son équipe qui s’occupe de cette tâche, consacre réellement à cette activité.

Ensuite, vient le constat qu’il ne compare le coût de l’externalisation qu’avec le salaire chargé de la personne, oubliant qu’il faut aussi prendre en compte tous les coûts cachés d’un salarié :

  • package complet de rémunération
  • frais liés au poste de travail : ordinateur, licences informatiques, téléphonie, …
  • frais occasionnés par l’activité elle-même : timbres, abonnements internet, papeterie, …
  • temps de formation

Deux autres aspects sont souvent oubliés :

  • le fait de surbooker des salariés très qualifiés (et donc mieux payés) avec des tâches administratives, qui les empêchent de travailler sur des sujets stratégiques et des projets sur lesquels ils sont attendus
  • le fait de recourir en cas de surcharge, en mode urgent, à des solutions plus onéreuses que l’externalisation (société de travail temporaire, freelance…), qui ne disposent pas toujours de personnel formé et adapté à vos besoins et vous mettent en risque de non-conformité en méconnaissant des règles RH. Le coût peut alors être très élevé en cas de Prud’hommes ou contrôle.

Combien coûte une externalisation RH ?

Nous avons maintenant fait le point sur les difficultés à établir le coût réel en interne. Revenons à notre question de départ et décortiquons le coût d’une externalisation RH.

Chez Alithia, le coût horaire d’externalisation d’une entreprise sera défini en fonction de quatre éléments centraux :

  • Du degré de complexité des missions externalisées
  • Du volume de tâches que vous avez à traiter
  • Du nombre d’interlocuteurs à gérer dans le processus
  • De la complexité à travailler avec certains acteurs (dans certains processus)

Du degré de complexité des missions externalisées

Tout d’abord, tout va dépendre des missions que vous allez externaliser : le coût sera toujours plus élevé si vous allez sur des missions d’ingénierie ou de conseils que sur des tâches purement administratives. L’intérêt en externalisation est que, comme l’entreprise dispose de ressources diverses, l’objectif est de mettre la bonne compétence à la mission la plus adaptée et donc au juste coût. Schématisons en disant que nous n’aurons jamais un master RH, qui réalisera une saisie sur un logiciel SIRH pendant des heures, cela n’est pas rentable (ni pour la société d’externalisation, ni pour son client).

Du volume à traiter

L’externalisation va souvent de pair avec les économies d’échelle : l’objectif est de spécialiser des équipes sur des missions spécifiques et de processer leurs actions pour être plus efficace, qualitatif, et gagner du temps. J’explique souvent à nos clients que nous ne faisons pas mieux qu’eux les missions RH confiées mais que nous avons des administratifs RH, qui travaillent toute la journée sur une activité donnée, en connaissent par cœur toutes les ficelles, ont tissé un relationnel avec les acteurs du secteur et savent gérer les situations complexes : ce qui génère nécessairement un traitement plus effectif. En résumé, plus vous avez de volumes à gérer, plus vous économiserez en temps de gestion facturé. Nous faisons bien entendu aussi profiter tous nos clients d’éventuels gains de productivité trouvés sur tous nos processus.

Du nombre d’interlocuteurs à gérer dans le processus

Gérer une fonction avec un seul interlocuteur est aisé, mais avec des contacts distincts, des entités différentes et des agendas surbookés, la mission devient tout de suite plus complexe. C’est la raison pour laquelle, nous prenons toujours en compte le nombre d’interlocuteurs distincts à gérer : nombre d’entités juridiques à facturer, nombre de centres de médecine du travail, nombre d’interlocuteurs dans l’entreprise… Cela aura nécessairement un impact sur les heures facturées.

De la complexité à travailler avec certains acteurs (dans certains processus)

14 ans d’expérience de l’externalisation nous ont appris à connaître les acteurs et à savoir qu’il est plus ou moins facile de travailler avec certains acteurs (OPCO, CPAM, CFA, Ecoles, Centres de médecine du travail…). Nos devis prévisionnels tiendront compte de ces éléments et parfois ajouteront des heures dès le prévisionnel, sachant que sur votre compte nous aurons de nombreuses relances à prévoir…

Comment est calculé ce coût d’externalisation RH ?

Lors d’une demande de devis, nous effectuons donc avec notre prospect une qualification de son besoin spécifique en terme de :

  • Missions
  • Volumétrie
  • Informations sur l’entreprise
  • Questions spécifiques à la gestion de l’activité

Nous intégrons ces données dans notre outil dédié, qui reprend nos historiques depuis 14 ans sur les différentes activités RH et le temps de réalisation tracké mission par mission.

Notre dispositif calcule ensuite automatiquement :

  • Le nombre d’heures nécessaires à votre mission
  • votre coût horaire d’externalisation spécifique, qui sera compris en général entre 30 et 70 € HT (en fonction des ressources nécessaires et du degré de complexité de votre dossier)

Vous obtenez, ainsi, les heures que nous nous engageons à ne pas dépasser pour des postulats de départ donnés sur une mission donnée, et vous savez, en tant qu’acheteur, dès le départ quel sera le coût total maximum de votre externalisation sans risquer de mauvaises surprises. Au mieux, comme nous facturons les heures au réel (toujours grâce à notre outil), nous serons plus efficaces que prévu et vous aurez la bonne surprise en fin d’année d’économiser sur votre budget prévisionnel.

La réponse à la question de mon interlocuteur de savoir si l’externalisation coûte plus cher que la réalisation en interne n’est donc pas aussi simple et nécessite une véritable étude. Le mieux est d’effectuer une analyse détaillée du sujet en calculant vos coûts internes (avec ou sans aide des contrôleurs de gestion) et en demandant ensuite un devis détaillé pour confronter les deux. Vous pourrez ainsi effectuer vos arbitrages sur des données tangibles et je suis certaine que l’externalisation vous apparaitra souvent comme une solution d’agilité et de qualité en gestion administrative RH.

Céline Delort

Externalisation de la gestion des alternants

L’alternance aujourd’hui est devenue une pratique courante de l’entreprise et elle a été rendue quasi incontournable par les différentes lois sur l’apprentissage et la formation. Si l’entreprise ne veut pas trop renchérir sa taxe d’apprentissage, elle se voit aujourd’hui obligée de recruter et gérer des contrats d’apprentissage et de professionnalisation dans son personnel.

Or, recruter un jeune alternant peut se révéler très complexe. Tout d’abord, il faut tout d’abord arbitrer entre contrat de professionnalisation ou d’apprentissage et bien comprendre les opportunités et limites de chacun. Puis, il faut bien cerner les écoles et centres de formation, qui peuvent répondre à vos besoins. Ensuite, il faut bien sélectionner le profil du jeune souhaité, car il pourra dans l’avenir un de vos salariés pour une longue durée. Le recrutement d’un alternant doit donc être pris autant au sérieux que celui d’un autre collaborateur, sauf qu’il faudra s’intéresser plus à ses compétences comportementales, à son potentiel et à ses talents à développer qu’à son expérience professionnelle.

Il en est de même pour la gestion de ce collaborateur tout au long de son contrat d’alternance. Cette gestion nécessite de nombreuses activités administratives (convention avec école, gestion des feuilles de présence,…) et des relations constantes avec les différents interlocuteurs (école, tuteur, alternant, manager,…) Elle est donc particulièrement chronophage pour le service RH, bien qu’elle soit essentielle pour la fidélisation des alternants et la bonne continuité de leur contrat.

Il est aujourd’hui possible d’externaliser une partie ou la totalité des missions RH relatives à la gestion des alternants soit :

  • Arbitrage entre les deux contrats
  • Pré-recrutement ou recrutement
  • Relations avec les écoles et les CFA
  • Gestion de la convention et autres procédures administratives
  • Préparation de l’accueil
  • Lien avec le tuteur et l’école
  • Réponses aux questions quotidiennes des alternants et traitement des litiges
  • Gestion des départs et des fins de contrat
  • Suivi des données chiffrées sur l’alternance
  • Gestion de la taxe d’apprentissage

La véritable opportunité de cette prestation est de développer un vrai processus de gestion et une vraie politique de gestion de l’alternance, tout en limitant le coût de la démarche et en assurant un service de qualité pour vos apprentis et leurs responsables opérationnels.

Vous souhaitez obtenir plus d’informations sur cette prestation, n’hésitez pas à nous contacter par mail commercial@alithia.fr ou par téléphone 01 69 95 34 77