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Le vrai coût de l’externalisation Ressources Humaines

Coût d'une externalisation RHEncore un échange avec un RH d’une PME qui, dès les premières minutes, me dit l’habituelle phrase : « j’aimerai bien externaliser toutes les activités chronophages, qui surchargent mon agenda, mais l’externalisation, c’est vraiment trop cher pour nous. ».

Me vient alors automatiquement la réponse : « à votre avis, cela coûte combien d’externaliser une activité RH ? »

Combien coûte la gestion en interne ?

Et là, en général, mon interlocuteur reste sec et me répond qu’en fait, il n’en sait rien.

Ma deuxième question le désarçonne encore plus : « Et vous, savez-vous combien vous coûte la gestion de cette activité ? »

La réponse est, au départ, oui puis très vite en échangeant, nous en venons au fait qu’il ne sait pas exactement combien de temps la personne de son équipe qui s’occupe de cette tâche, consacre réellement à cette activité.

Ensuite, vient le constat qu’il ne compare le coût de l’externalisation qu’avec le salaire chargé de la personne, oubliant qu’il faut aussi prendre en compte tous les coûts cachés d’un salarié :

  • package complet de rémunération
  • frais liés au poste de travail : ordinateur, licences informatiques, téléphonie, …
  • frais occasionnés par l’activité elle-même : timbres, abonnements internet, papeterie, …
  • temps de formation

Deux autres aspects sont souvent oubliés :

  • le fait de surbooker des salariés très qualifiés (et donc mieux payés) avec des tâches administratives, qui les empêchent de travailler sur des sujets stratégiques et des projets sur lesquels ils sont attendus
  • le fait de recourir en cas de surcharge, en mode urgent, à des solutions plus onéreuses que l’externalisation (société de travail temporaire, freelance…), qui ne disposent pas toujours de personnel formé et adapté à vos besoins et vous mettent en risque de non-conformité en méconnaissant des règles RH. Le coût peut alors être très élevé en cas de Prud’hommes ou contrôle.

Combien coûte une externalisation RH ?

Nous avons maintenant fait le point sur les difficultés à établir le coût réel en interne. Revenons à notre question de départ et décortiquons le coût d’une externalisation RH.

Chez Alithia, le coût horaire d’externalisation d’une entreprise sera défini en fonction de quatre éléments centraux :

  • Du degré de complexité des missions externalisées
  • Du volume de tâches que vous avez à traiter
  • Du nombre d’interlocuteurs à gérer dans le processus
  • De la complexité à travailler avec certains acteurs (dans certains processus)

Du degré de complexité des missions externalisées

Tout d’abord, tout va dépendre des missions que vous allez externaliser : le coût sera toujours plus élevé si vous allez sur des missions d’ingénierie ou de conseils que sur des tâches purement administratives. L’intérêt en externalisation est que, comme l’entreprise dispose de ressources diverses, l’objectif est de mettre la bonne compétence à la mission la plus adaptée et donc au juste coût. Schématisons en disant que nous n’aurons jamais un master RH, qui réalisera une saisie sur un logiciel SIRH pendant des heures, cela n’est pas rentable (ni pour la société d’externalisation, ni pour son client).

Du volume à traiter

L’externalisation va souvent de pair avec les économies d’échelle : l’objectif est de spécialiser des équipes sur des missions spécifiques et de processer leurs actions pour être plus efficace, qualitatif, et gagner du temps. J’explique souvent à nos clients que nous ne faisons pas mieux qu’eux les missions RH confiées mais que nous avons des administratifs RH, qui travaillent toute la journée sur une activité donnée, en connaissent par cœur toutes les ficelles, ont tissé un relationnel avec les acteurs du secteur et savent gérer les situations complexes : ce qui génère nécessairement un traitement plus effectif. En résumé, plus vous avez de volumes à gérer, plus vous économiserez en temps de gestion facturé. Nous faisons bien entendu aussi profiter tous nos clients d’éventuels gains de productivité trouvés sur tous nos processus.

Du nombre d’interlocuteurs à gérer dans le processus

Gérer une fonction avec un seul interlocuteur est aisé, mais avec des contacts distincts, des entités différentes et des agendas surbookés, la mission devient tout de suite plus complexe. C’est la raison pour laquelle, nous prenons toujours en compte le nombre d’interlocuteurs distincts à gérer : nombre d’entités juridiques à facturer, nombre de centres de médecine du travail, nombre d’interlocuteurs dans l’entreprise… Cela aura nécessairement un impact sur les heures facturées.

De la complexité à travailler avec certains acteurs (dans certains processus)

14 ans d’expérience de l’externalisation nous ont appris à connaître les acteurs et à savoir qu’il est plus ou moins facile de travailler avec certains acteurs (OPCO, CPAM, CFA, Ecoles, Centres de médecine du travail…). Nos devis prévisionnels tiendront compte de ces éléments et parfois ajouteront des heures dès le prévisionnel, sachant que sur votre compte nous aurons de nombreuses relances à prévoir…

Comment est calculé ce coût d’externalisation RH ?

Lors d’une demande de devis, nous effectuons donc avec notre prospect une qualification de son besoin spécifique en terme de :

  • Missions
  • Volumétrie
  • Informations sur l’entreprise
  • Questions spécifiques à la gestion de l’activité

Nous intégrons ces données dans notre outil dédié, qui reprend nos historiques depuis 14 ans sur les différentes activités RH et le temps de réalisation tracké mission par mission.

Notre dispositif calcule ensuite automatiquement :

  • Le nombre d’heures nécessaires à votre mission
  • votre coût horaire d’externalisation spécifique, qui sera compris en général entre 30 et 70 € HT (en fonction des ressources nécessaires et du degré de complexité de votre dossier)

Vous obtenez, ainsi, les heures que nous nous engageons à ne pas dépasser pour des postulats de départ donnés sur une mission donnée, et vous savez, en tant qu’acheteur, dès le départ quel sera le coût total maximum de votre externalisation sans risquer de mauvaises surprises. Au mieux, comme nous facturons les heures au réel (toujours grâce à notre outil), nous serons plus efficaces que prévu et vous aurez la bonne surprise en fin d’année d’économiser sur votre budget prévisionnel.

La réponse à la question de mon interlocuteur de savoir si l’externalisation coûte plus cher que la réalisation en interne n’est donc pas aussi simple et nécessite une véritable étude. Le mieux est d’effectuer une analyse détaillée du sujet en calculant vos coûts internes (avec ou sans aide des contrôleurs de gestion) et en demandant ensuite un devis détaillé pour confronter les deux. Vous pourrez ainsi effectuer vos arbitrages sur des données tangibles et je suis certaine que l’externalisation vous apparaitra souvent comme une solution d’agilité et de qualité en gestion administrative RH.

Céline Delort

Combien coûte une externalisation de la formation ?

Nous abordons là une question complexe, car la détermination du coût d'une externalisation formation dépend de multiples critères.

Contrairement aux organismes de formation traditionnels qui ont un historique des actions passées et qui exercent sur un marché bien installé et bien connu, le métier de l'externalisation RH est encore en pleine construction. Il est donc extrêmement difficile de faire un retour d'expérience sur plusieurs années de pratiques et de dire que tous les prestataires ont adopté un seul et même mode de facturation.

Ainsi, certains prestataires facturent aujourd'hui au forfait et d'autres préfèrent la facturation au réel en fonction du temps passé à accomplir les différentes missions.

Certaines entreprises ont choisi de passer par une solution d'accompagnement informatique et ils facturent donc cette solution et les prestations d'accompagnement ensemble. D'autres, comme nous l'avons décidé, préfèrent répondre aux besoins personnalisés des différents et adopter leurs modes et méthodes de travail.

Quoi qu'il en soit, nous pouvons cependant estimer que tous les prestataires tiennent compte pour leur tarification des principaux critères que nous citons ci-dessous :

  • Le fonctionnement du prestataire et son organisation
  • L'effectif de votre entreprise
  • Le statut de l'entreprise
  • Le nombre de sites et leur éloignement
  • Le type de missions externalisées
  • Les champs de responsabilités
  • Le niveau de qualité souhaité
  • Le nombre d'intermédiaires hiérarchiques
  • Le stade d'externalisation que vous avez atteint

Nous espérons que ces différents éléments vous auront éclairé. Si vous souhaitez avoir une idée plus précise du coût d'une externalisation pour votre structure, envoyez nous un mail sur commercial@alithia.fr ou contactez-nous au 01 69 95 34 77 et nous vous ferons gratuitement une estimation chiffrée personnalisée.

Externalisation Ressources Humaines

De la parfaite maîtrise des processus RH

Nouvelle question souvent posée par nos clients : qu’est-ce qui fait que l’externalisation RH soit rentable pour une entreprise comme la nôtre ?

La réponse tient en quelques mots :

  • Une parfaite maîtrise des processus RH
  • Une bonne adéquation entre les objectifs, les résultats attendus et les ressources mises en œuvre
  • Une recherche constante d’amélioration en termes de qualité, efficacité et rentabilité

Reste que ces quelques mots sont difficiles à mettre en œuvre et surtout que leur maîtrise est difficile car elle n’hésite de nombreuses connaissances, compétences, expériences et ressources.

Le métier d’une entreprise d’externalisation se résume donc selon nous en trois activités principales :

  • Analyser, comprendre et revisiter les processus Ressources Humaines
  • Rechercher la ressource la plus adaptée pour répondre à un des besoins précis du processus RH en terme d’outils, de personnel ou de techniques ou méthodes utilisées
  • Être à la recherche constante du bon dosage pour améliorer et optimiser le processus (veille, expérimentations, adoption de nouvelles pratiques innovantes RH,…)

Pour résumer : en tant que prestataire d’externalisation RH, nous ne sommes rentables  que si nous avons veillé tout au long d’une chaîne de valeur à optimiser chaque étape pour favoriser les économies d’échelle et accroissement de productivité, accroitre la qualité et la satisfaction des clients, éviter les pertes d’énergies et de ressources et parvenir en définitive à une parfaite maîtrise du processus RH par tous les acteurs RH (externes et internes).

Vous avez des questions ou remarques par rapport à cet article, nous sommes à votre écoute et disposition. N’hésitez pas à nous laisser un commentaire.

Combien cela coûte-t-il d’externaliser ses Ressources humaines ?

La question semble simple, mais la réponse est plus complexe. Fournir un chiffre n’est pas aussi simple et le chiffrage du devis reste pour les spécialistes de l’externalisation RH l’une des phases les plus ardues de la mission. En effet, le coût d’une externalisation va dépendre de multiples critères. Nous ne citerons ici que ceux qui nous paraissent être centraux et prioritaires :

  • La taille de l’effectif à gérer dans l’entreprise
  • Le nombre de tâches à mener et le degré de qualité souhaité
  • Les compétences nécessaires pour mener à bien ces missions
  • Le degré de responsabilité
  • Les procédures ou process mis en oeuvre au niveau RH
  • L’équipe d’encadrement nécessaire
  • Le nombre de sites et leur éloignement
  • Les moyens de contrôle et reporting souhaités
  • Le nombre de contacts dans l’entreprise
  • Le degré de réactivité des différents acteurs
  • Le mode de communication choisi pour échanger des données
  • Les ressources disponibles en interne ou externe
  • La convention collective dont relève l’entreprise et éventuellement ses accords d’entreprise s’il y en a

Le chiffrage d’une mission d’externalisation s’apparente donc à un diagnostic ou à un mini audit pour bien comprendre le fonctionnement de l’entreprise, pour bien identifier les tâches et missions qui relèvent du prestataire et celles qui restent de la responsabilité de l’entreprise.

Il est donc impossible de fournir un seul chiffre pour estimer le coût d’une externalisation. La société d’externalisation doit d’abord obtenir toutes les données nécessaires de l’entreprise, tenir compte de ses historiques pour estimer le temps nécessaire à la bonne réalisation des missions et chiffrer ensuite ce temps en fonction de sa grille de coûts. Il s’agit donc bien d’une mission réservée à des experts, qui seront vous fournir l’estimation exacte de ce que vous coûtera votre solution propre d’externalisation.