Opportunités d’externalisation de la formation

Pourquoi externaliser la formation ou quels sont les avantages pour une entreprise de donner sa formation en gestion à une autre structure ?

Il existe plusieurs réponses notamment en fonction de la taille de la structure.

Pour une TPE et PME :

Il est rare que dans une petite structure, une personne soit dédiée à l'activité formation. La gestion de la formation est alors confiée à une personne ayant d'autres missions : assistante de direction directeur administratif et financier, responsable RH s'il y en a un,… Il s'avère que cette personne est souvent déjà très occupée avec ses autres missions et n'a pas beaucoup de temps à consacrer à l'activité formation. Ajoutons à cela, que les dispositifs de formation se complexifient avec les années et que cette personne n'a pas le temps, ni les ressources pour connaître les évolutions du droit de la formation.

Il est donc intéressant pour une TPE ou PME de confier en totalité (ou éventuellement en partie) cette tâche à une société d'externalisation, qui pourra alors la faire bénéficier de nombreux avantages :

• Connaissance du droit de la formation des dispositifs de financement, des nouvelles pratiques et des différents acteurs
• Gestion efficace et de qualité des différentes étapes des processus de formation (recueil des besoins, plan de formation, suivi des actions, évaluations, gestion des dossiers OPCA,…)
• Gestion des déclarations fiscales (2483 et taxe d'apprentissage)
• Optimisation des solutions de financement et recherches de financements complémentaires
• Accompagnement individuel des collaborateurs dans leur gestion de compétences et de carrières

L'entreprise bénéficiera donc de prestations de qualité pour elle, ses managers et ses collaborateurs et pourra financer ces services sur son obligation légale dédiée à la formation.

Une TPE-PME peut donc avoir des services complémentaires d'un prestataire extérieur qualifié sans coût supplémentaire.

Pour une grande structure :

Il est évident qu'une grande société (plus de 200 personnes) dispose de personnes dédiées à la gestion de la formation. Cependant, nous notons qu'actuellement avec l'augmentation des procédures administratives et une hausse du temps de conseils et d'accompagnement à accorder aux managers et collaborateurs, la plupart des acteurs de la formation en entreprise sont sans cesse surchargés et ne parviennent pas à gérer dans les temps leurs différentes missions.

Or, les missions administratives étant très consommatrices en temps dans ce domaine, ils perdent beaucoup d'énergie dans ces missions à faible valeur ajoutée et ne peuvent alors pas se concentrer sur des projets à plus forte valeur ajoutée pour l'entreprise ou à des missions plus stratégiques.

L'externalisation pourra alors les décharger de ces tâches routinières et administratives (gestion des inscriptions, des dossiers OPCA, suivi des frais, saisie dans SIRH,…)

L'autre rôle de l'externalisation de la formation est de leur permettre de mener à bien des missions nécessitant des compétences complémentaires aux leurs et de les accompagner dans des projets transversaux (choix d'un SIRH, recherche de financements complémentaires, négociation avec un OPCA, mise en oeuvre de la réforme, incitation à l'utilisation du DIF,…)

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