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Visite médicale d’embauche des apprentis : ce qui change en 2019

visites médicalesLe décret 2018-1340 du 28 décembre  2018, paru au JO du 30 décembre 2018 précise les conditions de l’expérimentation qui prévoit que la visite d’information et de prévention d’un apprenti pourra être réalisée par un médecin de ville en cas d’indisponibilité des Services de Santé au Travail.

L’expérimentation, qui doit durer jusqu’au 31 décembre 2021, est mise en œuvre via des conventions signées entre les médecins habilités et les services de santé au travail.

Dans la pratique, au plus tard à la date de l’embauche, l’employeur doit contacter le service de santé au travail  dont il dépend pour organiser la visite d’information et de prévention dans un délai de 2 mois.

Le service de santé au travail est tenu de répondre à l’employeur sous 8 jours. Passé ce délai, sans réponse ou si aucun médecin du travail n’est disponible, l’employeur peut faire appel à tout médecin de ville et en particulier au médecin traitant de l’apprenti, sous réserve de l’accord de celui-ci ou de des parents s’il est mineur.

Vous recherchez une solution pour gérer vos visites médicales, découvrez notre prestation Externalisation et subrogation des visites médicales

Maryse Cadei-Greichgauer

 

Subrogation des paiements en formation

Avec la loi avenir et la fin de la gestion des plans de formation des plus de 50 par les OPCO, plusieurs de nos clients grands comptes s’interrogent et se demandent quelles sont leurs alternatives pour gérer le financement de leurs formations en 2019 ?

En effet, dans les grands groupes, le traitement des commandes et des paiements est devenu tellement complexe, que le service mis en place par les OPCA depuis des années en matière de subrogation facilitait la vie de nombreux responsables de formation.

La question est maintenant de savoir ce qu’ils vont décider de faire cette année et bien entendu les autres à venir.

Plusieurs alternatives s’offrent à eux :

  • Continuer à passer par leur OPCO et payer des frais de gestion pour financer cette prestation
  • Réinternaliser cette activité soit au service formation, soit au service comptable, soit les deux
  • Externaliser cette prestation de subrogation à des sociétés comme la nôtre (les demandes sur cette prestation sont très fortes depuis décembre)

Dans tous les cas, il faut bien réfléchir et comparer les différentes solutions, en matière de coûts, de délai de paiement des organismes de formation et bien sûr de qualité de services.

N’oubliez pas de prendre en compte également les impacts sur la gestion de la TVA.

Il n’existe pas de réponse unique, mais je conseille à chaque entreprise de se pencher sur les alternatives et d’effectuer l’arbitrage le plus effectif pour sa structure.

Bonne réflexion

Céline Delort

Pour plus d’informations sur notre offre “Subrogation des paiements en formation” contactez nous

Escape game inter RH

Venez affronter nos maîtres du jeu, experts en ressources humaines pour, dans une ambiance ludique :

  • Evaluer vos compétences ( recrutement, formation, gestion des compétences & talents, paie & rémunération, gestion sociale, santé au travail, gestion RH,…)
  • Partager les bonnes pratiques métier
  • Développer votre réseau RH

Nous proposons aux membres des services RH de participer à ce premier escape game inter entreprises dédié aux RH qui se tiendra sur Paris le vendredi 5 avril de 14h à 17h dans un lieu encore tenu secret.

Pour réussir votre quête et conquérir le Graal du RH, il vous faudra un esprit affuté, un cocktail de bonne humeur et de créativité et surtout une envie frénétique d’échanger avec vos pairs.

Coût : 390 euros par participant (tarification dégressive pour plusieurs inscrits d’une même entreprise).

Qu’attendez-vous pour nous rejoindre ? Il suffit de nous envoyer un mail pour vous inscrire 😉

Attention, seuls les 30 premiers inscrits pourront participer…

Après l’affrontement, nous vous proposerons de clôturer l’après-midi autour d’un verre pour poursuivre vos échanges

Vous avez des questions ? Vous souhaitez vous inscrire ?
Envoyez un mail à commercial@alithia.fr ou appelez-nous au 01.69.95.34.77

Entretiens professionnels : le temps passe vite et 2020 approche

Avec la loi avenir professionnel et ses nouvelles obligations aux employeurs de plus de 50 salariés, il est largement temps de tirer le signal d’alarme dans les services RH pour préparer l’échange de mars 2020.

Petit rappel des obligations de toutes les entreprises liées aux entretiens professionnels :

  • Réaliser un entretien professionnel tous les deux ans pour tous les salariés
  • Etablir au bout du 3ème entretien, soit au bout de 6 ans, un état récapitulatif avec les actions de formation réalisées, les évolutions salariales et professionnelles obtenues et les certifications et VAE reçues pendant ces 6 années.

Deux questions à ce sujet à traiter dès 2019 :

  • Avez-vous déjà réfléchi au sein de votre service aux modalités pour réaliser cet état récapitulatif, qui nécessitera de croiser les données de la formation et du SIRH ?
  • Comment avez-vous prévu de former vos managers sur la remise de ces états récapitulatifs ?

Les changements liés à la nouvelle loi avenir professionnelle pour les entreprises de plus de 50 salariés :

  • Chaque salarié devra avoir bénéficié dans les 6 ans (à partir de 2014) d’une action de formation.
  • Cette action de formation ne peut pas être une action dite “obligatoire” : action qui conditionne l’exercice d’une activité ou d’une fonction, en application d’une convention internationale ou de dispositions légales et règlementaires
  • Si vous n’avez pas respecté les 3 obligations (réalisation des entretiens, diffusion de l’état récapitulatif et réalisation d’une action obligatoire) pour un de vos salariés, vous devrez payer 3000 € à la Caisse des Dépôts & Consignation en 2020.

Quatre questions à ce sujet :

  • Savez-vous lister dans votre entreprise les nouvelles actions obligatoires ou on ?
  • Disposez-vous de clignotants d’alerte pour identifier les entretiens professionnels non réalisés dans les temps légaux ?
  • Avez-vous déjà identifié les salariés “oubliés” de la formation depuis 6 ans dans votre structure et calculé le risque financier que cela engendre ?
  • Avez-vous étudié les solutions pour former rapidement les “oubliés” et éviter la pénalité de 3000 € (Voir les nouvelles actions envisageables et notamment la FEST) ?

Comme vous le voyez, le temps passe vite. Plus que 14 mois et de nombreuses tâches à réaliser pour éviter des risques financiers importants pour l’entreprise. Je note que c’est souvent le responsable formation, qui seul perçoit le risque et que beaucoup de service RH n’ont toujours pas pris la mesure financière de ces entretiens professionnels.

Nous notons que, parmi nos entreprises clientes, même celles qui ont travaillées sur le sujet depuis 2014, certaines ont un risque important car certains salariés évitent les entretiens et formations et certains managers génèrent systématiquement des absentéismes dus à des surcharges de plannings.

Je vous invite donc à prendre rapidement de taureau par les cornes et trouver des réponses aux différentes questions posées avec ou sans notre aide 😉

Nous vous proposons notre prestation « Orchestrer et sécuriser vos entretiens professionnels » mais aussi un accompagnement à la carte pour préparer au mieux l’échéance de 2020. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus.

Céline Delort

Le vrai coût de l’externalisation Ressources Humaines

Coût d'une externalisation RHEncore un échange avec un RH d’une PME qui, dès les premières minutes, me dit l’habituelle phrase : « j’aimerai bien externaliser toutes les activités chronophages, qui surchargent mon agenda, mais l’externalisation, c’est vraiment trop cher pour nous. ».

Me vient alors automatiquement la réponse : « à votre avis, cela coûte combien d’externaliser une activité RH ? »

Combien coûte la gestion en interne ?

Et là, en général, mon interlocuteur reste sec et me répond qu’en fait, il n’en sait rien.

Ma deuxième question le désarçonne encore plus : « Et vous, savez-vous combien vous coûte la gestion de cette activité ? »

La réponse est, au départ, oui puis très vite en échangeant, nous en venons au fait qu’il ne sait pas exactement combien de temps la personne de son équipe qui s’occupe de cette tâche, consacre réellement à cette activité.

Ensuite, vient le constat qu’il ne compare le coût de l’externalisation qu’avec le salaire chargé de la personne, oubliant qu’il faut aussi prendre en compte tous les coûts cachés d’un salarié :

  • package complet de rémunération
  • frais liés au poste de travail : ordinateur, licences informatiques, téléphonie, …
  • frais occasionnés par l’activité elle-même : timbres, abonnements internet, papeterie, …
  • temps de formation

Deux autres aspects sont souvent oubliés :

  • le fait de surbooker des salariés très qualifiés (et donc mieux payés) avec des tâches administratives, qui les empêchent de travailler sur des sujets stratégiques et des projets sur lesquels ils sont attendus
  • le fait de recourir en cas de surcharge, en mode urgent, à des solutions plus onéreuses que l’externalisation (société de travail temporaire, freelance…), qui ne disposent pas toujours de personnel formé et adapté à vos besoins et vous mettent en risque de non-conformité en méconnaissant des règles RH. Le coût peut alors être très élevé en cas de Prud’hommes ou contrôle.

Combien coûte une externalisation RH ?

Nous avons maintenant fait le point sur les difficultés à établir le coût réel en interne. Revenons à notre question de départ et décortiquons le coût d’une externalisation RH.

Chez Alithia, le coût horaire d’externalisation d’une entreprise sera défini en fonction de quatre éléments centraux :

  • Du degré de complexité des missions externalisées
  • Du volume de tâches que vous avez à traiter
  • Du nombre d’interlocuteurs à gérer dans le processus
  • De la complexité à travailler avec certains acteurs (dans certains processus)

Du degré de complexité des missions externalisées

Tout d’abord, tout va dépendre des missions que vous allez externaliser : le coût sera toujours plus élevé si vous allez sur des missions d’ingénierie ou de conseils que sur des tâches purement administratives. L’intérêt en externalisation est que, comme l’entreprise dispose de ressources diverses, l’objectif est de mettre la bonne compétence à la mission la plus adaptée et donc au juste coût. Schématisons en disant que nous n’aurons jamais un master RH, qui réalisera une saisie sur un logiciel SIRH pendant des heures, cela n’est pas rentable (ni pour la société d’externalisation, ni pour son client).

Du volume à traiter

L’externalisation va souvent de pair avec les économies d’échelle : l’objectif est de spécialiser des équipes sur des missions spécifiques et de processer leurs actions pour être plus efficace, qualitatif, et gagner du temps. J’explique souvent à nos clients que nous ne faisons pas mieux qu’eux les missions RH confiées mais que nous avons des administratifs RH, qui travaillent toute la journée sur une activité donnée, en connaissent par cœur toutes les ficelles, ont tissé un relationnel avec les acteurs du secteur et savent gérer les situations complexes : ce qui génère nécessairement un traitement plus effectif. En résumé, plus vous avez de volumes à gérer, plus vous économiserez en temps de gestion facturé. Nous faisons bien entendu aussi profiter tous nos clients d’éventuels gains de productivité trouvés sur tous nos processus.

Du nombre d’interlocuteurs à gérer dans le processus

Gérer une fonction avec un seul interlocuteur est aisé, mais avec des contacts distincts, des entités différentes et des agendas surbookés, la mission devient tout de suite plus complexe. C’est la raison pour laquelle, nous prenons toujours en compte le nombre d’interlocuteurs distincts à gérer : nombre d’entités juridiques à facturer, nombre de centres de médecine du travail, nombre d’interlocuteurs dans l’entreprise… Cela aura nécessairement un impact sur les heures facturées.

De la complexité à travailler avec certains acteurs (dans certains processus)

14 ans d’expérience de l’externalisation nous ont appris à connaître les acteurs et à savoir qu’il est plus ou moins facile de travailler avec certains acteurs (OPCO, CPAM, CFA, Ecoles, Centres de médecine du travail…). Nos devis prévisionnels tiendront compte de ces éléments et parfois ajouteront des heures dès le prévisionnel, sachant que sur votre compte nous aurons de nombreuses relances à prévoir…

Comment est calculé ce coût d’externalisation RH ?

Lors d’une demande de devis, nous effectuons donc avec notre prospect une qualification de son besoin spécifique en terme de :

  • Missions
  • Volumétrie
  • Informations sur l’entreprise
  • Questions spécifiques à la gestion de l’activité

Nous intégrons ces données dans notre outil dédié, qui reprend nos historiques depuis 14 ans sur les différentes activités RH et le temps de réalisation tracké mission par mission.

Notre dispositif calcule ensuite automatiquement :

  • Le nombre d’heures nécessaires à votre mission
  • votre coût horaire d’externalisation spécifique, qui sera compris en général entre 30 et 70 € HT (en fonction des ressources nécessaires et du degré de complexité de votre dossier)

Vous obtenez, ainsi, les heures que nous nous engageons à ne pas dépasser pour des postulats de départ donnés sur une mission donnée, et vous savez, en tant qu’acheteur, dès le départ quel sera le coût total maximum de votre externalisation sans risquer de mauvaises surprises. Au mieux, comme nous facturons les heures au réel (toujours grâce à notre outil), nous serons plus efficaces que prévu et vous aurez la bonne surprise en fin d’année d’économiser sur votre budget prévisionnel.

La réponse à la question de mon interlocuteur de savoir si l’externalisation coûte plus cher que la réalisation en interne n’est donc pas aussi simple et nécessite une véritable étude. Le mieux est d’effectuer une analyse détaillée du sujet en calculant vos coûts internes (avec ou sans aide des contrôleurs de gestion) et en demandant ensuite un devis détaillé pour confronter les deux. Vous pourrez ainsi effectuer vos arbitrages sur des données tangibles et je suis certaine que l’externalisation vous apparaitra souvent comme une solution d’agilité et de qualité en gestion administrative RH.

Céline Delort

CSE & formation : quels changements en 2019 ?

La loi avenir professionnel a transformé de nombreux éléments dans le paysage de la formation professionnelle : acteurs, dispositifs, financement, … Tous doivent aujourd’hui modifier leurs pratiques professionnelles pour apprendre un nouveau mode de gestion.

L’un des points qui a peu évolué avec la loi avenir, c’est la consultation du CSE en matière de formation.

En effet, le législateur a juste précisé les éléments à fournir en BDES en matière d’information sur le suivi des entretiens professionnels. Pour ce qui est des autres éléments, tout avait déjà été revisité avec la loi Rebsamen.

Cependant, mon accompagnement de nombreuses entreprises sur le sujet me fait dire que de nombreux services formation n’ont toujours pas à date adopté les changements prévus et que bien souvent, la consultation de la formation se déroule toujours à l’ancienne avec :

  • 3 réunions dans des délais contraints (parfois même séparées des autres thèmes du CSE)
  • L’envoi 3 semaines à l’avance des éléments aux élus
  • La récupération d’un avis sur le thème de la formation

Pourquoi ne pas profiter de ce vent de renouveau pour :

  • Revisiter votre processus complet de consultation en matière de formation
  • Répertorier les éléments obligatoires à intégrer dans la BDES
  • Faire le point avec les élus (commission formation & CSE) sur les indicateurs complémentaires souhaités
  • Déterminer la faisabilité de fournir les éléments demandés aux élus

J’ai souvent noté qu’organiser des réunions, lors des réformes, pour remettre à plat le processus complet avec les élus, permet ensuite de consacrer moins de temps sur le contenant (éléments fournis en BDES) et plus d’énergie sur le contenu (formations réalisées ou à réaliser). Je vous invite donc à initier au plus vite cette démarche d’optimisation 😉

Notre équipe d’experts en formation et accompagnement CSE est à votre disposition pour vous accompagner. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus.

Céline Delort